Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

“PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI”

Tujuan Pembelajaran :

1.      Siswa dapat mengetahui pengertian dari organisasi dan perorganisasian

2.       Siswa dapat menjelaskan struktur organisasi

3.      Siswa dapat menguraikan bentuk-bentuk organisasi

4.      Siswa dapat mengjelaskan macam-macam organisasi

5.      Siswa dapat menguraikan perbedaan departemenlisasi, koordinasi, rentang manajemen

6.      Siswa dapat mengetahui manfaat organisasi dang fungsi tujuan organisasi

7.      Siswa dapat menguraikan hubungan antara administrasi  organisasi dan manajemen

A.           PENGORGANISASIAN DAN ORGANISASI

Organisasi (organization) dan pengorganisasion (organizing) memiliki hubungan yang erat dengan manajemen. "Organisasi" mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, se­perti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan or­ganisasi di alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Jadi, Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manager, karyawan atau sekelompok orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manusia itu bersifat sosial. Kecenderungan mengorganisir dan bekerja sama degan hubungan yang saling bergantung merupakan hal yang interen. Teori organisasi telah pesat berkembang , perubahan drastis itu telah terjadi selama abad lampau. Kelompok dan organisasi adalah bagian yang meluas (presive) dari kehidupan kita sekarang. Seperti contohnya kita lahir dalam keluarga dengan bantuan organisasi medis. Organisasi bukanlah fenomena yang jauh dan tak-pribadi (impersonal). Kita semua adalah anggota dari masyarakat organisasi orang yang bekerja sama dalam kelompok untuk mencapai berbagai tujuan. Organisasi berarti menstrukturkan dan memadukan (intergating) kegiatan, yaitu kegiatan orang-orang yang bekerja bersama dalam ubungan yang saling bergatung. Paham saling bergantung  ini menunjukkan suatu sistem ekonomi sosial. Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa organisasi itu terdiri dari:

a.    Pengaturan yang berorientasi sasaran (goal oriented arragments), orang dengan tujuan.

b.    Sistem psikososial, orang yang berinteraksi dalam kelompok.

c.    Sistem teknologis, orang yang memakai pengetahuan dan teknik.

d.   Intergrasi kegiatan-kegiatan yang terstruktur, orang yang bekerja sama dalam hubungan-hubungan yang berpola.

Organisasi berasal dari kata organ (bahasa dalam yunani) yang berarti alat. Bagi seorang pebisnis yang sukses diharuskan untuk memiliki suatu organisasi yang memiliki repotasi yang baik, dalam artian disegani oleh para mitra bisnis serta para pesaing dn juga dicintai oleh para karyawan. Oleh karena itu, dapat didefinisikan bahwa organisasi sebagai wadah yang memiliki multi peran da diberikan dengan tujuan mampu memberikan serta mewujudkan keinginan berbagai pihak, dan tak terkecuali kepoasan bagi pemiliknya.

Disisi lain Stephen P. Robbins mendefinisikan organisasi sebagai kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat didefiniskan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya­ sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi organik dari manajemen dan ditempatkan sebagai fungsi kedua setelah perencanaan (planning). Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah de­Partementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiat­an-kegiatFin yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisa­si, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pemba­gian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu da­lam organisasi bertanggung jawab untuk dap melaksanakan sekum­pulan kegiatan yang terbatas.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam penger­tian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini

1.    Cara manajemen merancang struktur formal untuk pengguna­an yang paling efektif sumber daya, sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.    Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-ang­gota kelompok.

3.    Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tu­gas-tugas dan para karyawan.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan mem­buat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan ter­cermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :

1)   Pembagian kerja,

2)   Departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah iepartemen­tasi),

3)   Bagan organisasi formal,

4)   Rantai perintah dan kesatuan perintah,

5)   Tingkat-tingkat hirarki manajemen,

6)   Saluran komu­nikasi,

7)   Penggunaan komite,

Dengan demikian, antara organisasi dan pengorganisasian memiliki pengertian yang berbeda.

B.            STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (disain organisasi) adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi juga dapat didefinisikan seba­gai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan keduduk­an, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-Deda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Terbentuknya Organisasi Karena adanya diantara lain disebabkan oleh eperluan manusia dan dorongan orang bekerja

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut

1.    Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler 2) te­lah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi da­lam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika.

2.    Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti strategi". Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewe­nang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para mana­jer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, se­hingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga ber­ubah.

3.    Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri masal akan memerlu= kan tingkat standardisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi diban­ding perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan per­ubahan mode.

4.    Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam orga­nisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebu­tuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam me­rancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pem­buatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunika­si, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

5.    Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan mau­pun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

a)    Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satu­an kerja (departementalisasi).

b)   Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedui yang digu­nakan organisasi untuk menjamin" terlaksananya kegiatan seper­ti yang direncanakan.

c)    Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam orga­nisasi.

d)   Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusapt, yang me­
nunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

e)    Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam sua­tu kelompok kerja.

C.           BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan se­cara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organi­zation chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organi­sasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digam­barkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komu­nikasi formal.

Menurut Faisal Affif dkk, ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

1.    Adanya pemisahan antara pimpinan bagian perencanaan (planning) dalam pelaksanaan kerja dan mandor kelompok dari pekerjaan administrative

2.    Adanya hubungan langsung antara bagian perencanaan dan petugas pelaksana, sehingga setia petunjuk dan pengarahan dapat disampaikan langsung kepada para pelaksana tanpa melalui pimpinan pelaksanaan

3.    Adanya pembagian tugas pimpinan yang berkaitan dengan pengawasan pelaksanaan pekerjaan

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi su­byek perdebatan cukup lama di antara para penulis manajemen. Sa­lah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang dibutuhkan un­tuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat di mana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga me­mungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang di mana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.

Kelemahan atau kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai con­toh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tang­gung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjuk­kan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, di mana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1.      Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, ka­rena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2.      Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk pi­ramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas "_ ba­wah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. men

3.      Bentuk horizontal. digambarkan dariakiri Aliran ke kanan. jsatu Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara abatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu sturk­tur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

a.    Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satu­an organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan or­ganisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

b.    Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah me­nunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghu­bungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dala.m organisasi, seperti terlihat pada gam­bar 8.1. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer- puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, di mana setiap karya­wan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari se­orang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.

c.    Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau Ndang tang­gung jawab yang berbeda.

d.    Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementali­sasi).

e.    Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manaje­men.

Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirakan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompok, kan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kun­ci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Bentuk-Bentuk Organisasi Dapat Dibedakan Atas :

1.      Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikan	Kelemahan
a.    Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. b.    Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. c.    Proses pengambilan keputusan cepat. d.   Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. e.    Rasa solidaritas tinggi.	a.       Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran. b.      Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. c.       Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2.             Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kebaikan

Kelemahan

a.    Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan. b.    Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli. c.    Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi. d.   Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. e.    Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan. f.     Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. g.    Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

a.       Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal. b.      Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda. c.       Kesatuan komando berkurang. d.      Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan e.       pelaksanaan tugas.

3.      Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya	Kelemahannya
a.       Pembidangan tugas menjadi lebih jelas. b.      Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan. c.       Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. d.      Koordinasi berjalan lancar dan tertib.	a.       Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja b.      Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. c.       Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4.      Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikan	Kelemahan
a.    Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. b.    Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. c.    Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.	a.            Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. b.            Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. c.            Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

D.           Macam – Macam Organisasi

Macam-macam organisasi terdiri dari 3 yaitu :

1.    Democratic Decentralized (DD)

Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.

Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

2.    Controlled Decentralized (CD)

Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.

Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.

3.    Controlled Centralized (CC)

Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama.

Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

E.            Organisasi Formal dan Informal

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :

a.    Organisasi Statis :

Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

b.    Organisasi Dinamis :

Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

c.    Organisasi Formal :

Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

d.   Organisasi Informal :

Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Struktur Organisasi Formal Dan Informal

Struktur organisasi yang dihasilkan melalui keseluruhan proses tersebut kerap dikenal sebagai struktur organisasi formal. Struktur organisasi formal inilah yang dijadikan panduan bagi seluruh anggota organisasi untuk melakukan berbagai hal dalam upaya pencapaian tujuan. Dalam kenyataannya, beberapa bagian atau para pekerja sering kali mengelompokkan diri tidak hanya berdasarkan fungsi yang harus dilaksanakannya sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat, akan tetapi juga dapat mengelompokkan diri berdasarkan kesamaan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya. Kelompok-kelompok pekerja ini sering kali dinamakan dengan organisasi informal. Seorang manajer yang baik akan tetap memerhatikan dan mengakomodasi berbagai karakteristik pekerjanya termasuk dengan adanya fenomena organisasi informal tersebut. Dalam kondisi tertentu, organisasi informal tersebut dapat membantu manajer dalam mencapai tujuan organisasi. Namun, jika tuntutan organisasi informal ternyata tidak diakomodasi dengan baik, organisasi informal ini akan menyebabkan konflik internal yang akan menghambat pencapaian tujuan organisasi.

F.            Departementalisasi

Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan bertanggung jawab dalam melaku­kan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Macam bentuk departementasi yaitu :

1.    Departementasi Fungsional

Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kebaikan	Kelemahan
a)      Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama b)      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi c)      Memusatkan keahlian organisasi d)     Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.	a)      Menciptakan konflik antar fungsi b)      Adanya kemacetan pelaksanaan tugas c)      Umpan balik yang lambat d)     Memusatkan pada kepentingan tugasnya e)      Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2.    Departemen Devisional

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a)    Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b)   Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c)    Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

Dalam mendesain organisasi, khususnya dalam proses departementalisasi ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan Pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.

·                Pendekatan Fungsional

Penentuan sub-subbagian dari organisasi atau proses departementalisasi yang pertama adalah berdasarkan fungsi (functional departmentalization). Berdasarkan pen­dekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi bisnis misalnya, ada pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan fungsi produksi, ada peketjaan-pekerjaan yang terkait dengan pelanggan atau pasar, sehingga dinamakan dengan fungsi pemasar• an, dan lain sebagainya. Pada Gambar 8.6 ditunjukkan contoh sebuah desain organisasi melalui departementalisasi yang dibentuk berdasarkan pendekatan fungsional.

Seperti yang ditunjukkan oleh garis terputus-putus dalam Gambar di atas, setiap bagian dalam struktur organisasi dibentuk untuk menjalankan berbagai fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan PT ABC. Bagian Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan SDM memiliki fungsi yang khas dalam setiap pekerjaan bisnisnya. Dan, setiap bagian tersebut secara lebili rinci diturunkan menjadi subbagian promosi dan penjualan (bagian Pemasaran), produksi dan pergudangan (bagian Produksi), serta rekrutmen dan seleksi dan pelatihan dan pengembangan (bagian SDM).

·                Pendekatan Produk

Pendekatan kedua dalam departementalisasi adalah berdasarkan produk atau product departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi. Sebagai contoh, PT ABC memiliki beberapa jenis produk dari mulai produk susu, sabun mandi, pasta gigi, hingga mi instan, maka di bawah bagian produksi dapat juga dibuat subbagian.

Bagian-bagian produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan, seperti ditunjuk­kan dalam Gambar melalui garis putus-putus, merupakan contoh departementalisasi berdasarkan produk. Pada pelaksanaannya, departementalisasi berdasarkan produk ini tidak selalu harus berada di bawah bagian tertentu dalam struktur organisasi tertentu, akan tetapi juga dapat dibuat tersendiri dalam suatu organisasi. Seperti misalnya ditunjukkan dalam Gambar dibawah.

Pada Gambar diatas tersebut jelas bahwa bagian-bagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, Keuangan, dan SDM tidak selalu harus berada di atas subbagian berdasarkan produk, akan tetapi juga dapat menjadi subbagian dari departemen berdasarkan produk.

·                Pendekatan Pelanggan

Pendekatan ketiga dalam departementalisasi adalah berdasarkan pelanggan atau customer departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran pelanggan dari organisasi. Sebagai contoh, jika produk sabun mandi dari PT ABC di atas ternyata tidak hanya satu, tetapi ada saburi mandi untuk bayi, anak, remaja, dan dewasa, maka bentuk desain organisasi dapat dibuat sebagaimana ditunjukkan dalam Gambar berikut ini.

·                Pendekatan Geografis

Pendekatan keempat dalam departementalisasi adalah berdasarkan faktor geografis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi. Jika PT ABC memiliki daerah penjualan di empat daerah, misalnya Jakarta, Bandung, Makassar,, dan Medan, maka desain organisasi yang dapat dibentuk adalah sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar berikut:

Berdasarkan Gambar di atas, tampak bahwa wilayah penjualan dari PT ABC mencakup empat daerah sebagaimana disebutkan di atas. Agar penjualan lebih dapat terkonsentrasi dan disebabkan karakteristik pelanggan dan lingkungan di wilayah geografis berbeda-beda, maka departementalisasi berdasarkan geografis bisa dilakukan. Pendekatan ini tidak saja dilakukan untuk menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi juga dapat dilakukan dalam berbagai jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki berbagai cabang di berbagai daerah biasanya melaku­kan desain organisasi berdasarkan pendekatan ini. Perusahaan perbankan juga termasuk ke dalam organisasi yang melakukan departementalisasi berdasarkan geografis dikarena­kan perusahaan perbankan mengandalkan kantor-kantor cabangnya dalam meraih pangsa pasarnya.

·                Pendekatan Matriks

Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan dalam buku ini adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya. Setiap pekerja yang berada di bawah departemen tertentu dalam kenyataannya juga merupakan bagian dari sebuah proyek tertentu atau bagian pekerjaan yang lain dari perusahaan. Jika kita kembali menggunakan contoh PT ABC tersebut di atas, dan melakukan penyesuaian desain organisasinya menjadi bentuk matriks, maka desain organisasi yang dapat dibuat adalah seperti ditunjukkan dalam Gambar dibawah berikut ini.

Berdasarkan Gambar diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasi fungsional di mana di dalamnya terdapat dari mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset dan Pengembangan. Masing-masing bagian tersebut dikepalai oleh seorang manajer. Selain keempat fungsi tersebut, ada juga fungsi profit dari PT ABC yaitu yang terkait dengan bisnis yang dijalankan PT ABC untuk memperoleh profit yang terdiri dari produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan keuangan tertentu; SDM tertentu yang dipekerja­kan, Pemasaran tertentu, dan juga Riser serta Pengembangan tertentu. Setiap pekerjaan ini mensyaratkan adanya tenaga kerja yang dipekerjakan. Berdasarkan pendekatan matriks, tenaga kerja selain misalnya ditugaskan di bawah sebuah departemen tertentu seperti Pemasaran, SDM, dan lain sebagainya, juga merupakan bagian dari kegiatan peraihan profit atau profit project.

Irisan kedua bagian ini digambarkan melalui lingkaran atau bentuk lonjong sebagai­mana ditunjukkan oleh Gambar 8.11. Berdasarkan pendekatan ini tenaga kerja tidak saja bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada atasan fungsionalnya saja, tetapi juga kepada pimpinan proyek di mana tenaga tersebut terlibat.

Pendekatan Mana yang Lebih Baik?

Setiap pendekatan tentunya memiliki berbagai kelebihan sekaligus keterbatasan­nya. Pendekatan fungsional misalnya, memberikan kemudahan bagi organisasi untuk membagi-bagi pekerjaan berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam organisasi bisnis. Namun di sisi lain, pendekatan fungsional agak menyulitkan organisasi ketika misalnya terdapat perbedaan kepentingan antarbagian yang berbeda. Bagian Pemasaran yang bermaksud untuk menaikkan biaya promosi misalnya dapat konflik dengan bagian Keuangan, atau juga dengan bagian SDM yang menerima tuntutan pegawai untuk kenaikan gaji. Kelemahan dari pendekatan fungsional ini bisa diselesai­kan dengan pendekatan produk misalnya. Di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, dan lain-lain yang dengan demikian konflik antarbagian dapat dihindari. Namun, pendekatan ini juga belum tentu sesuai ketika misalnya organisasi memiliki cabang-cabang di berbagai daerah, atau organisasi tersebut bukan berupa organisasi bisnis. Bagi organisasi nonprofit misalnya, pendekatan berdasarkan produk belum tentu cocok, dan cenderung justru tidak efektif.

Sebagai kesimpulan setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihan­nya. Oleh karena itu penggunaannya juga sangat situasional dengan berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi.

G.           Koordinasi (Coordination)

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1)             Pedoman Koordinasi :

a.    Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b.    Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.    Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.   Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2)             Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif

Kebaikan :

Kelemahan :

a.    Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian. b.    Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian. c.    Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya

a.         Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan. b.         Perbedaan dalam orientasi waktu c.         Perbedaan orientasi antar pribadi d.        Perbedaan dalam formalitas struktur

3)             Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

a.    Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki  manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

b.    Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :

·      Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.

·      Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral yaitu, Hubungan langsung, Hubungan Kelompok langsung dan Hubungan silang

H.           Rentang Manajemen (Span of Control)

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi (tall) memiliki keunggulan dan kelemahan yaitu

Keunggulan a.    Supervisi langsung b.    Pengendalian langsung c.    Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan

Kelemahan a.     Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas bawahan b.     Banyak tingkat manajemen c.     Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar d.    Biaya tinggi karena banyaknya tingkatan e.     Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak

Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa dari para manajer

I.              Manfaat Organisasi

Beberapa manfaat organisasi yaitu:

a.    Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif dengan adanya organisasi yang baik.

b.    Organisasi dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan memiliki pola hidup sehat. Organisasi Kepramukaan, akan menciptakan generasi mudah yang tangguh dan ksatria.

c.    Organisasi menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Jika kita menginginkan karier untuk kemajuan hidup, berorganisasi dapat menjadi solusi.

d.    Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring dengn munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu. Peran penelitian dan pengembangan sangat dibutuhkan sebagai dokumentasi yang nanti akan mengukir sejarah ilmu pengetahuan.

J.             Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.

a)    Sumber Legitimasi

Dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan,berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya.

b)   Standar pelaksanaan

Jika tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan dalam bidang yang dapat dikuantifikasikan.

c)    Sumber Motivasi

Untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugas, misalnya dengan memberikan intensif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong para anggota lainnya.

d)   Dasar Rasional Pengorganisasian

Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi yang saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan. Tujuan organisasi harus dirumuskan dan ditetapkan dengan jelas. Hal ini penting karena:

i.          Tanpa tujuan yang jelas maka organisasi tidak akan mempunyai arah.

ii.        Tanpa tujuan yang jelas, organisasi tidak ada artinya dan hanya akan menimbulkan pemborosan belaka.

iii.      Tujuan yang jelas akan mempermudah dalam menentukan bentuk dan struktur organisasi.

iv.      Tujuan yang jelas akan mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai.

v.        Tujuan yang jelas akan memberikan perangsang kerja pada para anggota organisasi.

vi.      Tujuan yang jelas akan mempermudah pelaksanaan koordinasi, karena mereka menyadari bahwa semua anggota organisasi bekerja ketujuan yang sama, yaitu

vii.    tujuan organisasi.

viii.  Tujuan yang jelas merupakan awal dari penetapan strategi. Siasat,  metode, dan prosedur yang akan dipergunakan.

ix.      Tujuan yang jelas merupakan dasar dari pada organisasi untuk  bergerak.

K.           Hubungan Antara Administrasi  Organisasi dan Manajemen

a.    Dalam melaksanakan administrasi, seorang administratur dibantu oleh orang-orang yang bekerjasama dalam menjalankan tugas-tugas dan tugas-tugas tersebut harus diselaraskan dan dipadukan agar mengarah pada tujuan yang ingin dicapai.

b.    Kerjasama orang-orang dalam mencapai tujuan, perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi.

c.    Karena dalam admnistrasi yang dihadapi adalah orang-orang yang berkerjasama dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakkan menuju sasaran yang akan dicapai, untuk itu diperlukan manajemen.

d.   Dari uraian di atas, maka administrasi modern dapat diartikan secara luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen

Kesimpulan

Organisasi adalah alat dan wadah atau tempat manager, karyawan atau sekelompok orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian adalah proses kegiatan penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.

 Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Bentuk-bentuk organisasi bisa dibedakan atas : Organisasi baris,Organisasi baris dan staf, Organisasi fungsional, dan Organisasi panitia.

Ada beberapa macam Organisasi, yang antara lain adalah :Democratic Decentralize (DD), Controlled Decentralize(CD), dan Controlled Centralized (CC)

DAFTAR PUSTAKA

Fahmi irham,Manajemen teori kasus dan solusi.Alfabeta,Bandung:2002

Rosenzwi E jemes,Manajemen dan Organisasi 1.Alfabeta,Bandung:2002

Kast E.Fremont,Manajemen dan Organisasi 1.Alfabeta,Bandung:2002

Rosenzwi E jemes,Manajemen dan Organisasi 2.Alfabeta,Bandung:2012

Kast E.Fremont,Manajemen dan Organisasi2.Alfabeta,Bandung:2012

http://makanomi.blogspot.co.id/2017/03/makalah-lengkap-manajemen.html

http://lisacitra731.blogspot.co.id/2015/06/resume-materi-pengantar-manajemen-bab-1_21.html